Hướng dẫn CaterSoft

Xác nhận đã giao: số lượng & đơn giá

Dành cho:
Thu muaKế toán nội bộ

Mục đích

Khi nhà cung cấp giao hàng đến, bạn chuyển đơn đặt hàng sang Đã giao hàng và chốt lại số lượng thực nhận cùng đơn giá theo phiếu giao thực tế — trước khi ghi vào kho.

Trước khi bắt đầu

  • Có đơn đặt hàng (PO) đã gửi nhà cung cấp.
  • Tài khoản có quyền đổi trạng thái đơn đặt hàng.

Vòng đời trạng thái đơn đặt hàng

Trạng tháiÝ nghĩa
NhápVừa tạo, còn sửa tự do.
Đã xác nhậnĐã kiểm và chốt nội dung đơn.
Đã đặt hàngĐã gửi nhà cung cấp.
Đã giao hàngNCC đã giao; chốt số lượng thực nhận + đơn giá (chưa ghi kho).
Hoàn thànhChốt sổ — hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho và khoá số liệu của đơn.

Đã hủy là nhánh phụ, chỉ dùng khi bỏ đơn.

Các bước

  1. Vào Mua HàngĐơn đặt hàng (PO). Chọn khoảng Từ ngày giao / Đến ngày giao — danh sách chỉ hiện khi đã chọn đủ hai mốc ngày.
    Danh sách Đơn đặt hàng (PO) — lọc theo khoảng ngày giao.1Vào Đơn đặt hàng (PO)2Chọn khoảng Ngày giao
    Danh sách Đơn đặt hàng (PO) — lọc theo khoảng ngày giao.
  2. Trên dòng đơn, ở cột Thao tác bấm menu Đã giao hàng (đơn Nháp cần qua Đã xác nhận trước; từ Đã xác nhận có thể chuyển thẳng Đã giao hàng, không bắt buộc qua Đã đặt hàng).
    Đổi trạng thái đơn qua menu ⋮ ở cột Thao tác.1Trạng thái Đã giao hàng2Menu ⋮ → Đã giao hàng
    Đổi trạng thái đơn qua menu ⋮ ở cột Thao tác.
  3. Bấm nút Chỉnh sửa (biểu tượng bút) để mở cửa sổ Chi tiết đơn đặt hàng. Bấm vào ô SL nhận (mặc định bằng số đặt) và ĐG nhận để sửa cho khớp phiếu giao thực tế — TT nhận (thành tiền) tự tính lại.
    Trong Chi tiết đơn, sửa SL nhận và ĐG nhận cho khớp phiếu giao — TT nhận tự tính.1Sửa SL nhận2Sửa ĐG nhận
    Trong Chi tiết đơn, sửa SL nhận và ĐG nhận cho khớp phiếu giao — TT nhận tự tính.
  4. Nếu đơn giá bị trống: bấm Cập nhật giá NCC để kéo lại giá từ bảng giá tháng, hoặc gõ tay trực tiếp vào ô.
    Đơn giá trống → bấm Cập nhật giá NCC để kéo lại giá tháng.1Cập nhật giá NCC
    Đơn giá trống → bấm Cập nhật giá NCC để kéo lại giá tháng.
  5. Bấm Cập nhật để lưu thay đổi.
    Bấm Cập nhật để lưu số lượng nhận và đơn giá nhận.1Bấm Cập nhật để lưu
    Bấm Cập nhật để lưu số lượng nhận và đơn giá nhận.

“Đã giao hàng” khác “Đã nhập kho”

Đã giao hàng nghĩa là nhà cung cấp đã mang hàng đến và bạn xác nhận — chưa ghi tồn kho. Đây là cửa sổ để đối chiếu và sửa số nhận + đơn giá. Việc ghi tồn kho là một bước riêng ở Hoàn thành đơn & tạo phiếu nhập kho.

Sau khi Hoàn thành, số lượng & đơn giá bị khoá

Khi đơn chuyển sang Hoàn thành (kèm phiếu nhập kho), số lượng nhận và đơn giá nhận không sửa được nữa — các nút sửa trong Chi tiết đơn bị khoá. Hãy chốt chính xác ngay ở bước Đã giao hàng.

Lưu ý

Chuyển sang Đã giao hàng không tự tạo phiếu nhập kho (chỉ bước Hoàn thành mới tạo). Cột Tổng tiền nhận của đơn được tính theo SL nhận × ĐG nhận.

Liên quan