Hướng dẫn CaterSoft

Duyệt đề xuất & tạo đơn đặt hàng

Dành cho:
Thu mua

Mục đích

Bộ phận thu mua duyệt phiếu đề xuất rồi sinh đơn đặt hàng (PO) để gửi nhà cung cấp. Một phiếu đề xuất có thể tách thành nhiều đơn đặt hàng theo từng nhà cung cấp.

Trước khi bắt đầu

  • Có phiếu đề xuất đang ở trạng thái Chờ xác nhận.
  • Đã nhập Giá NCC theo tháng cho nhà cung cấp — để đơn giá tự điền khi tạo đơn (xem Truy ngược khi đơn giá bị trống).
  • Tài khoản có quyền tạo đơn đặt hàng.

Các bước

  1. Vào Mua HàngPhiếu Đề Xuất. Duyệt phiếu: ở cột Thao tác của dòng, bấm menu Đã xác nhận (hoặc chọn Hủy nếu bỏ phiếu).
    Danh sách Phiếu Đề Xuất — duyệt phiếu qua menu ⋮ ở cột Thao tác.1Vào Phiếu Đề Xuất2Menu ⋮ → Đã xác nhận
    Danh sách Phiếu Đề Xuất — duyệt phiếu qua menu ⋮ ở cột Thao tác.
  2. Trên dòng phiếu đã ở trạng thái Đã xác nhận, bấm nút Tạo PO (biểu tượng giỏ hàng).
    Nút Tạo PO (giỏ hàng) chỉ hiện khi phiếu ở trạng thái Đã xác nhận.1Trạng thái Đã xác nhận2Bấm Tạo PO
    Nút Tạo PO (giỏ hàng) chỉ hiện khi phiếu ở trạng thái Đã xác nhận.
  3. Cửa sổ Tạo Đơn Đặt Hàng Từ Phiếu Đề Xuất mở ra — kho và ngày giao đã tự điền từ phiếu; tiêu đề hiển thị tháng lấy giá (theo tháng của ngày giao). Nhà cung cấp là bắt buộc: nếu phiếu chưa chọn NCC thì chọn tại đây. Đơn giá tự lấy từ bảng Giá NCC theo tháng — kiểm tra lại số lượng và đơn giá từng dòng (có nút Cập nhật giá NCC để kéo lại giá).
    Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc) và kiểm tra đơn giá từng dòng.1Nhà cung cấp (bắt buộc)2Kiểm tra đơn giá
    Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc) và kiểm tra đơn giá từng dòng.
  4. (Tuỳ chọn) Tách theo nhiều nhà cung cấp: tích chọn các mặt hàng cần tách → bấm Tách đơn (nút chỉ bấm được khi đã tích chọn) → chọn nhà cung cấp khác và ngày giao → tạo một đơn riêng. Các dòng đã tách sẽ bị trừ khỏi đơn gốc.
    Tích mặt hàng cần tách rồi bấm Tách đơn để tạo đơn cho nhà cung cấp khác.1Tích mặt hàng cần tách2Bấm Tách đơn
    Tích mặt hàng cần tách rồi bấm Tách đơn để tạo đơn cho nhà cung cấp khác.
  5. Bấm Tạo đơn đặt hàng (PO) và xác nhận ở hộp thoại. Đơn mới ở trạng thái Nháp; phiếu đề xuất tự chuyển sang Đã tạo PO.
    Bấm Tạo đơn đặt hàng (PO) rồi xác nhận ở hộp thoại.1Tạo đơn đặt hàng (PO)
    Bấm Tạo đơn đặt hàng (PO) rồi xác nhận ở hộp thoại.

Một đề xuất → nhiều đơn đặt hàng

Khi các mặt hàng trong một phiếu đề xuất đến từ nhiều nhà cung cấp, dùng Tách đơn để mỗi nhà cung cấp có một đơn đặt hàng riêng, thuận tiện cho việc gửi đơn và theo dõi công nợ.

Lưu ý

Nút Tạo PO chỉ xuất hiện khi phiếu ở trạng thái Đã xác nhận. Nếu chưa thấy, hãy duyệt phiếu trước.

Đơn giá tự điền cần khớp đủ 4 điều kiện

Đơn giá chỉ tự điền khi khớp đúng nhà cung cấp × tháng của ngày giao × mặt hàng × đơn vị tính. Nếu một dòng để trống đơn giá, xem Truy ngược khi đơn giá bị trống.

Liên quan